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会计人员如何适应电脑化环境

作者:admin 来源:未知 时间:1631587438 点击:

[文章前言]:会计是电子计算机商业应用最早的领域之一。这是因为,会计作为为了使信息使用者能够作出有根据的判断和决策而确认、计量和传递经济信息的程序(AAA,1966),就其技术本质来说是

  会计是电子计算机商业应用最早的领域之一。这是因为,会计作为“为了使信息使用者能够作出有根据的判断和决策而确认、计量和传递经济信息的程序”(AAA,1966),就其技术本质来说是信息的处理过程,信息技术的新发展自然要引起会计操作方式的变革。会计计算机化或会计电脑化,就是指把电子计算机应用于会计的总称。

  会计计算机化或会计电脑化不仅仅是计算工具的改变。由于电子计算机强大的计算能力、海量存贮和随机存取等特点,会计电脑化已引起会计操作方法和操作环境的一系列变化。例如;

  我们知道,在财务会计处理的许多环节,公认会计原则和会计准则都允许在几种处理方法间选择一种。方法的选择一方面强调要从会计信息的质量要求出发,另一方面又不能违背成本效益原则。若某一种方法所带来的会计信息质量的提高不足以抵偿所费成本,则该法也在摒弃之列。所以,在手工会计下之所以选择一些会计处理方法,主要是考虑到人力、手工运算的限制及成本效益原则的约束。在管理会计方面,情况更是如此。许多数学方法因为算法复杂、计算量大,在实务中根本不被采用。而在计算机用于会计处理以后,一方面大大提高了数据加工的速度,另一方面,由于计算机不会发生手工计算、整理、抄写的差错,只要输入数据正确,在手工条件下难以进行的复杂计算由计算机运行程序,瞬间就可得到准确的结果,从而提高了信息的准确性和及时性。这些都改变着会计信息的成本效益对比,使得方法的选择不再受技术上的限制,选择的余地大大地拓展了。

  由于计算机的强大计算能力,只要数据存贮于计算机中,计算机可随时、快速地对数据进行任何处理。所以,会计实现计算机化以后,可以只保存最基本的凭证数据,而不保存任何中间结果,像科目汇总表或汇总记帐凭证,甚至连明细帐、日记帐和总帐都可以不保存。如果需要,可以在任何时候运行程序,将从记帐凭证开始的登记和传递程序执行一遍直到生成总帐,并显示任意一项中间结果。也就是说,帐簿可以动态地生成;只要报表的数据生成方法是固定的,甚至报表也可以动态地自动生成。所以,计算机化的会计系统不需要帐簿,人工对帐自然也无必要。会计信息的使用者不必等到期末才能得到所需信息,而可以在规定权限范围内,随时进行查询。

  手工条件下主要是通过对会计人员的工作方法(如制证、记帐、更正错误的方法)、会计资料的传递程序和会计人员的分工牵制等措施来保证核算工作的顺利进行。会计计算机化后,由于软件完成了大部分数据处理工作,所以软件本身的数据安全非常重要。例如,为了防止数据被非法修改,需要在软件中进行权限的设置和检查,任何人员不得越权修改数据或滥用自己的权限。此外,还要制订机房管理制度和机器操作规则,保证机房温度、湿度、电源等机器工作条件的适宜,使机器处于正常状态,如遇故障应能尽快排除,防止机器设备及软件的人为破坏和数据丢失。由于利用计算机舞弊的危害很大,而且不易被人发现,因此计算机条件下必须强化内部控制制度的设立和执行。

  近年来自动化生产系统、信息化企业管理、电子商务等概念的出现和发展,表明信息技术已渗透到企业供、产、销及经营管理的各个环节。在这种环境下,会计系统成为计算机化企业管理信息系统的一个子系统。先进的计算机网络技术不仅可以把企业内各职能部门联结起来,共享信息;还可以连结企业外的供应商、客户、工商税务及主管部门的计算机系统。在这种把交易数据的发生点、信息处理中心和信息的使用点通过通讯线路相连的情况下,会计数据的采集和会计信息的报送均可实现自动化。总之,原来手工条件下会计人员从事的记帐、算帐和报帐工作,电脑化后都可由计算机程序完成,而且大大地提高了会计工作的效率,会计人员的工作环境和工作性质无疑已发生了质的变化。在一些成功推行会计电脑化的企业,会计人员的人数已减少到原来的三分之一,甚至更少。会计电脑化已使会计职业面临着前所未有的挑战。因此,研究会计人员如何适应这种信息新技术环境,不仅关系到广大会计实务工作者的发展机遇和就业前景,而且将推动会计电脑化的真正推行和效益发挥。

  我国近20年“会计电算化”的研究和实践造就了将计算机和会计相结合的趋势,并在会计软件的制作方面取得了很大成就。从80年代行政推广,到90年代商品化会计软件的发展,会计软件的功能,已从初期的工资核算,逐步发展到帐务系统、报表系统,又很快发展为具有成本、材料、销售核算和管理等全套功能的集成会计软件。目前,商品化会计软件已达近二百种。从相应的硬件支持来看,已从单机发展到计算机网络,输入输出设备也从键盘、屏幕和打印机发展到多媒体的使用。但是,我们应该看到,会计软件的用户—企业应用会计软件的水平远远落后于会计软件本身的发展。许多会计软件功能齐全,但在企业实际使用时只能完成少部分功能;有些企业会计人员在运行会计软件过程中面对出现的意外问题不知所措,干脆弃而不用;也有不少会计人员对计算机持怀疑态度,仍坚持手工核算。所以,虽然目前不少企业购置了计算机和会计软件,会计人员也经过操作培训,但真正实行会计电脑化的企业却占少数。

  根据笔者调查,上述情况通常不是技术问题引起,而是人的观念因素所影响。会计电脑化是一扬变革,勿庸置疑,在这扬变革中会计人员和会计组织都将受到巨大的冲击。组织行为学的研究认为,一般说来,不管是个人和组织都会尽量避免不确定的情况出现。而变革会增加不确定性,因为原本已知的东西变成了未知。要适应未知的情况就要求有一个重新学习的过程—发展和试验新的行为方式、新的态度、新的人际关系和工作程序。会计电脑化正置会计人员于这样的境地。面对挑战,会计人员要放弃可能经多年练就的本领,重新学习新的知识和技能,否则就会被淘汰。而我国由于旧体制的影响,会计人员的素质普遍偏低,吸收新知识困难较大。因此来自会计人员反对会计电脑化的阻力不应被忽视。与程序化的机器不同,人具有主动性和创造性,也有反抗性。l9世纪大机器生产排挤了工人,工人起来捣毁机器。当计算机对会计人员的地位产生威胁时,难道不可能引起反抗性行为?而若会计人员反对会计电脑化,可以采取很多手段。如在信息需求调查时不合作;在建立会计电脑化系统后施行破坏也并不困难,一次错误的操作便可能使系统陷入混乱局面,甚至趋于瘫痪。这些非技术因素常常是导致企业会计电脑化失败的重要原因。

  总之,会计电脑化不仅仅是技术问题,它涉及到会计人员的工作方式、会计组织的管理形式等各方面的变革。因此会计电脑化应取得企业主要领导的重视和参与及会计人员的积极合作;在企业购入硬件和软件之前,软件开发者应协同企业领导进行可行性研究,在充分了解技术、经济、环境和人员心理等各方面因素的基础上,制定会计电脑化的目标和行动计划(包括人员培训计划)。另外,我国会计电脑化理论在计算机与人的关系、人的行为因素方面的研究至今还是空白,这使得诸多造成会计电脑化失败的潜在原因不被认识。上述研究涉及人机工程学、行为学和管理学等等,这无疑是摆在会计电脑化研究者面前的新课题。

  正如前面指出的,会计电脑化不仅仅是技术问题。在实际工作中,许多企业都配备了计算机专业技术人才,软件公司也提供完备的售后服务,需要会计人员解决技术问题的情况并不多见。对于会计人员,更重要的是对一些根本性问题要有正确的认识,及时转变观念,才能在会计电脑化工作中变被动为主动,并且承担起会计电脑化系统的分析、设计和管理工作,充分利用信息新技术提高自己的工作效率,而不致遭受淘汰。

  会计信息系统是企业管理信息系统(简称为MIS)的子系统。MIS是为企业管理决策服务的,服从于企业的目标。在整个企业中,几乎每个人都涉及到会计数据的产生,几乎每个管理者都涉及到会计信息的使用,所以会计信息系统是一个最大、最关键的子系统,在一些企业实际上成了MIS的核心。所以,会计信息系统的改善不只影响到企业会计工作的效率,而且影响到整个企业的管理效率,最终影响到企业目标的实现。

  在目前的会计电算化实务中,一方面,一些软件开发人员由于缺乏对会计信息系统的正确理解,重视的是数据而不是信息,或者混淆了两种不同的概念。他们在开发会计软件时,往往忽视信息需求的分析,对会计的了解只限于一些单据和报表以及其中数据的类型、格式、范围等。只抓住数据的表面特征,忽视信息的内在涵义和作用,自然难以全面、准确地把握会计信息系统的本质。另一方面,作为会计软件用户,有些企业认为会计电算化不过是用计算机代替算盘而已,目的仅仅是减轻会计人员的工作负荷。所以,在这些企业,会计电算化工作得不到高层领导的重视。强调会计信息系统的目标是为企业整体目标服务,会计电算化就应立足于对信息如何为决策服务的认识基础上,对信息需求的研究不能局限于简单的业务流程和数据流程调查,而应从企业整体目标出发,进行各方面的信息需求分析,了解各管理阶层需要的决策信息。只有在此基础上开发的会计软件,才能提高会计信息服务的水平,真正发挥会计电算化的效益。

  现代化的信息系统是一个由人和计算机组成的系统,人和计算机各有所长。计算机虽然有处理速度高、存贮容量大,能够进行复杂计算和判断的能力,但若没有人的正确设计与使用,系统还是无法正常工作的;人在信息的采集、处理、鉴别等方面的经验、直观处理能力和随机应变能力又是计算机所不能代替的,所以人和计算机应该协同合作,发挥各自的长处。会计电脑化使会计系统成为一个人机系统,虽然大部分数据处理工作都由计算机完成,但对系统的维护、管理以及利用都离不开人。例如,为了保证会计信息的质量,会计有一套严密的内部控制制度,在手工条件下,主要是依靠会计人员之间互相牵制的机制来实施。会计电脑化以后虽然有些例行控制措施可以编成程序由计算机来执行,但是对于例外情况处理,还是离不开人(主要是会计人员)。人是制度的主要因素,不论会计软件多么先进,离开了会计人员的管理和维护就无法成功地运行。由于会计软件开发未考虑人的因素或考虑不充分,许多会计软件的漏洞就在于当例外问题发生时软件与人无法沟通。那种认为会计电脑化以后会计人员的工作只剩下开机、关机、输入和上报的观点是完全错误的。会计人员正确认识会计电脑化后自己的作用和地位,就能充分发挥其聪明才智,提高其发现并解决问题的主动性。这对会计电脑化培训的内容也提出了更高的要求。目前的培训课程主要包括技术和操作知识,对例外问题的处理、会计系统的管理和维护等方面有待加强。

  不管是软件开发者,还是企业用户,一种错误的看法认为,是否实行会计电脑化只是会计部门的事情。所以在多数企业,会计电脑化的任务由会计部门承担。且不说企业领导亲自过同此事,会计主管亲自参与也不多见。因此,人员培训、硬件设备和会计软件选购等等工作,通常是在缺乏统一规划和领导的情况下进行。推行工作不得力,造成拖延进度,甚至半途而废。

  在市场经济环境下,企业要在竞争中处于不败之地,必须利用及时、可靠的信息进行科学的经营决策。会计信息系统是企业信息系统最大、最关键的子系统,“管理人员需要的大部分信息来自会计系统”。各级各部门的管理人员都可能成为会计信息的使用者。当然,在手工条件下,由于受核算手段的限制,会计无法及时提供信息,辅助决策几乎是空谈。会计电脑化改善了会计信息处理的手段,为实现其辅助决策功能提供了可能。因此,会计电脑化并不仅仅与会计部门的效率有关,而是关系到整个组织管理效率的提高。因此,会计电脑化应在企业主要领导的统一指挥下,从企业整体出发,进行充分的信息需求分析,了解各管理部门的会计信息需求。把满足信息需要作为会计电脑化的目标,会计电脑化才会有源源不断的动力源泉。相应地,在建立电脑化会计信息系统以后,用户培训不应局限于会计人员,而应加强各级管理人员获取和利用会计信息能力的培养,引导管理人员学会向会计信息系统提问题,提要求,让会计系统为他们提供所需的信息和分析资料。只有这样,才能真正发挥电脑化会计系统的效益,从而也提高管理人员利用信息进行科学决策的自觉性,最终使整个组织的管理效率得到改善。

  美国AAA早在1966年于《基本会计理论》中指出:“随着管理技术、信息处理能力的发展,各种信息职能之间的统一使信息职能与决策职能之间的界限趋于模糊。”当前计算机网络技术的发展及其在企业中的深入应用,这种模糊化局面已在大量企业中出现。因为企业内部信息网络只要把会计、统计部门等信息机构与决策部门连结起来,共享企业的信息资源,任何一级的管理人员就可方便地通过网络获取或加工所需的信息。上述著作中还指出:“重要的是应该认识到,会计人员不参与处理组织体内的全部信息,而只对一组财务信息负责的做法将会遇到困难。”信息新技术向会计人员提出了挑战,也同时为会计人员提供了机遇。因为会计电脑化使会计人员得以从繁琐的帐务工作中摆脱出来,从而把更多的精力投入到信息分析和利用、预测决策等创造性的工作中来,扩大其工作范围、作为专业信息分析员,他不仅要利用会计知识来分析、提供和利用各种财务信息,还要扩展会计工作的范围,使可利用的信息更为丰富;会计人员还必须积极参与规划企业整个信息系统的设计和实施,才能确保其在企业中传统的重要地位。所以,在信息新技术环境下,会计人员除了必须具备会计知识外,不仅要掌握计算机操作知识和技能、网络系统的使用与管理知识,而且还应具备预测、决策知识(数据分析能力和较强的信息沟通能力。只有这样,会计人员才能面对新技术的挑战,立于不败之地。

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